Le système comptable est important pour que le propriétaire comprenne la santé de l’entreprise. Il est également nécessaire de préparer des déclarations de revenus et d’autres exigences légales. Pour cette raison, il est crucial de prendre les bonnes décisions.
Malheureusement, des erreurs peuvent survenir et avoir de graves conséquences. Il est également nécessaire de comprendre les formes les plus courantes d’erreurs comptables et comment elles surviennent afin de les éviter.
Dans l’émission Parlons-en de cette semaine, nous avons interrogé nos experts sur les erreurs comptables les plus courantes commises par les propriétaires de petites entreprises et sur la manière de les éviter.
Parlons.
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Dan Bognar, vice-président du groupe et directeur général APJ, DocuSign
« Qu’il s’agisse de fiscalité, de planification financière, de comptabilité ou de paie, les professionnels de la comptabilité ont beaucoup à jongler, en particulier dans le climat numérique d’aujourd’hui, où les clients s’attendent à ce que tout se fasse rapidement et facilement.
« Malheureusement, de nombreuses équipes comptables s’accrochent encore aux processus traditionnels de gestion des contrats basés sur le stylo et le papier, ce qui peut entraîner des inefficacités et une perte de temps. D’après la dernière étude de DocuSign, Time to Value : comment atteindre la croissance de l’entreprise, l’avantage concurrentiel et la productivité, le secteur de la finance et de la comptabilité en Australie se classe au plus bas avec seulement 42 % en ce qui concerne l’adoption du SaaS par l’industrie. Ce retard numérique expose les équipes comptables au risque de perdre des affaires car elles ne sont pas en mesure de répondre à la demande des clients pour des documents traités rapidement.
« Si votre équipe comptable est encore confrontée à des montagnes de paperasse, vous pouvez facilement améliorer votre processus en utilisant des signatures électroniques. En moyenne, lorsque les accords sont envoyés à l’aide de DocuSign eSignature, jusqu’à 80 % d’entre eux sont conclus en moins d’une journée et 44 % en moins de 15 minutes.
« Dans l’économie hybride et mobile d’aujourd’hui, le temps est l’un de nos biens les plus précieux – et les équipes comptables peuvent s’assurer qu’elles rencontrent les clients là où ils se trouvent en utilisant d’abord des outils numériques comme eSignature pour les aider à y parvenir. »
Andy Mellor, vice-président régional ANZ, Kofax
« En raison des pénuries de personnel persistantes, les entreprises de tout le pays sont actuellement aux prises avec du travail supplémentaire sans temps supplémentaire. Personne ne peut blâmer les employés pour une erreur humaine occasionnelle sous la pompe à pression. Cependant, il existe des outils tels que Robotic Process Automation (RPA) qui peuvent réduire certaines des charges de travail tout en améliorant la sécurité et la précision.
« Le passage de votre entreprise à la facturation électronique offre un certain nombre d’avantages pour la comptabilité où la précision est accrue en éliminant les erreurs de saisie de données lorsque le logiciel valide les données. La sécurité est également renforcée par les plateformes de facturation électronique, car la RPA peut contourner les e-mails suspects et les escroqueries par hameçonnage.
« Les données offrent un avantage concurrentiel, de sorte que la facturation électronique donne à une entreprise un accès en temps réel aux informations pour des décisions commerciales plus éclairées. Il permet également un accès facile aux données au niveau de la ligne, améliorant les décisions financières à un niveau plus granulaire. L’automatisation permet également aux organisations de gérer des charges de travail plus élevées en moins de temps, ce qui contribue en fin de compte à générer une croissance rentable et à libérer un temps précieux pour les journées de travail de vos employés. »
Varun Kumar, responsable national des conseils techniques en matière de fiscalité et d’entreprise, Moore Australie
« Selon la taille de votre entreprise et le volume de transactions, la gestion de vos propres systèmes comptables peut détourner votre attention de votre cœur de métier. L’embauche de comptables ou de comptables expérimentés peut créer de grandes efficacités et des économies de coûts tout en vous donnant accès à des connaissances spécialisées.
« De bonnes procédures de tenue de registres tout au long de l’année résolvent facilement les problèmes liés au moment des impôts. La plupart des programmes de comptabilité cloud vous permettent de télécharger des factures/reçus, ce qui facilite leur gestion.
« Les flux de trésorerie sont l’alpha et l’oméga de toute entreprise, et si vous ne surveillez pas vos flux de trésorerie régulièrement, vous rencontrerez forcément un petit problème. La plupart des gens regardent les profits et les pertes et mesurent le succès d’une entreprise (ce qui indique la rentabilité d’une entreprise), mais lorsque l’argent n’arrive pas et que vous avez du mal à payer les factures, vous en ressentirez les effets. ”
Michael Judge, directeur de l’Australie et de la Nouvelle-Zélande, OFX
« L’un des plus grands risques pour les performances commerciales mondiales, et en fin de compte pour les profits et les pertes, est la planification réactive des changes (FX). En raison de priorités concurrentes, la planification des changes est souvent négligée, laissant les entreprises à la merci des prix actuels. Pour les entreprises mondiales, les devises étrangères sont tout aussi importantes que les impôts.
« Nous encourageons les entreprises :
- Envisagez une stratégie de couverture simple pour planifier vos dépenses – ne pas être préparé aux fluctuations du dollar pourrait signifier payer des milliers de dollars supplémentaires. Comprendre les outils disponibles comme les contrats à terme peut vous aider à respecter votre budget.
- Profitez des ressources FX gratuites – des alertes de prix aux mises à jour et guides quotidiens et mensuels sur les devises ; Vous disposez d’une multitude d’outils pour vous aider à garder une longueur d’avance.
- Bénéficiez d’une assistance FX spécialisée – La surveillance des mouvements de devises peut aider à minimiser les risques financiers. Si vous manquez de temps ou de ressources, les spécialistes FX peuvent vous aider à surveiller les fluctuations de votre taux de change.
Claudia Pirko, vice-présidente régionale de l’organisation de la gestion des comptes, BlackLine
« Le logiciel de comptabilité continue basé sur le cloud offre une réponse abordable et une voie à suivre pour les entreprises qui veulent s’assurer qu’elles prennent des décisions éclairées et intelligentes et qu’elles gèrent l’ensemble de leur comptabilité.
« Le terme « comptabilité continue » fait référence à une méthode de gestion du processus comptable en répartissant la charge de travail uniformément tout au long du cycle comptable, plutôt que de laisser les équipes financières en faire la part du lion à la fin du mois ou de la période. Il se concentre sur trois principes : automatiser les processus répétitifs, éliminer les goulots d’étranglement en fin de période et créer une culture d’amélioration continue.
« Les plateformes comptables en continu permettent aux entreprises de traiter les transactions et de mettre à jour leurs comptes en temps réel. Cela signifie qu’ils peuvent obtenir une image détaillée et précise de la situation actuelle de l’entreprise, et non il y a des mois, lorsque les livres ont été équilibrés pour la dernière fois et les comptes fermés.
« Être en mesure d’extraire de nouvelles informations de ces nouveaux comptes signifie que les organisations sont mieux équipées pour prendre des décisions éclairées, même lorsque les conditions sont volatiles et que les circonstances évoluent rapidement. »
Chris Foster, directeur adjoint de la comptabilité, BlueRock
« C’est une question de visibilité – si vous ne connaissez pas vos chiffres ou ce qu’ils disent, autant fermer les portes demain.
« Certains gains rapides pour que les entrepreneurs de PME reprennent le contrôle sont :
- Commencez toujours le nouvel exercice avec une prévision budgétaire de 12 à 24 mois
- Une fois cette prévision établie, mettez en place un cadre solide d’établissement d’objectifs pour obtenir des résultats financiers et non financiers pour votre entreprise et votre vie personnelle.
- Actualisez votre logiciel de comptabilité pour vous assurer qu’il vous fournit des données concises, précises et en temps réel pour suivre si vous atteignez vos objectifs
- Essayez de comprendre les informations présentées et ce qu’elles signifient réellement – vous pensez peut-être complètement à tort !
- Vous devriez revoir ces données régulièrement (par exemple mensuellement) avec votre comptable/conseiller en affaires pour éviter de refaire les mêmes erreurs.
Sharon Crombie, PDG et fondatrice de MicroChilli
« Une victoire rapide pour les propriétaires d’entreprise consiste à séparer leurs finances personnelles et professionnelles en créant un compte bancaire séparé pour l’entreprise et en gardant une trace de leurs reçus pour s’assurer qu’il y a une distinction claire entre les dépenses professionnelles et personnelles.
« Un autre prend le temps de comprendre la différence entre les ventes et le profit. Je trouve que les propriétaires d’entreprise se concentrent davantage sur les ventes que sur les bénéfices qui en découlent, ce qui est le véritable indicateur de leurs performances réelles.
« Je recommande fortement de s’engager à tenir les livres de l’entreprise toute l’année plutôt qu’au moment des impôts. Non seulement cela permet aux propriétaires d’entreprise d’économiser beaucoup de stress et d’argent car ils prennent le temps de mettre à jour les prévisions de l’entreprise (je recommande de le faire chaque semaine !), mais ils peuvent également voir en temps réel les performances de l’entreprise, identifier et identifier les problèmes de trésorerie potentiels. prendre des décisions éclairées lorsqu’il s’agit d’investir dans des choses comme les gens et l’inventaire.
Jennifer Richardson, fondatrice et administratrice unique de 123 Financial Group
« La connaissance est le pouvoir.
« De nombreux propriétaires d’entreprise en savent plus sur ce qui se passe dans le monde Kardashian que sur ce qui se passe dans leur propre entreprise.
« Comptabilité en temps réel – savoir ce qui se passe au fur et à mesure vous permet de prendre des décisions opportunes et éclairées. Au lieu de supposer ce que votre entreprise accomplit, écoutez ce que ces chiffres essaient de vous dire. Restez en contact avec votre comptable afin que vous puissiez apporter des changements rapides pour capitaliser sur les résultats positifs, ou apporter des changements si les choses ne fonctionnent pas. Votre comptable devrait être votre partenaire responsable.
« L’établissement d’un plan d’affaires annuel avec votre objectif de 90 jours est essentiel pour atteindre vos objectifs commerciaux et établit des objectifs de responsabilité pour vous garder sur la bonne voie.
« N’utilisez pas de logiciel de comptabilité bon marché – un bon logiciel vous permettra de vous tenir au courant plus facilement et de vous fournir toutes les informations financières dont vous avez besoin.
« De nombreux propriétaires d’entreprise permettent à leurs clients de les utiliser comme prêteurs sans intérêt. Suivez les payeurs lents pour assurer la trésorerie de l’entreprise. Le flux de trésorerie est vraiment la reine des affaires.
« Ne baissez pas les prix lorsque les choses deviennent difficiles dans l’espoir d’augmenter le nombre de clients – la diminution des marges ne fait qu’augmenter la pression financière.
« Et regardez votre entreprise de l’extérieur – une vue impartiale vous donne beaucoup plus de clarté. Soyez prêt à dire non à un client si ce qu’il veut ne correspond pas à vous et à l’orientation que vous avez pour votre entreprise. »
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Le poste Une entreprise peut-elle anticiper et éviter les problèmes comptables courants ? est apparu en premier sur Germanic News.