Oups! Vous avez cliqué sur envoyer trop tôt ? Avec ces conseils, vous vous assurez de ne jamais oublier de joindre des fichiers à votre courrier.
Peut-être est-il reconnaissable : vous tapez un e-mail, renvoyez le destinataire au fichier que vous avez joint et cliquez sur envoyer. Puis la panique s’installe : vous avez oublié d’envoyer la pièce jointe. Si vous arrivez trop tard pour retirer votre e-mail, vous n’avez d’autre choix que d’envoyer un autre e-mail. « Désolé, maintenant avec pièce jointe ! »
Les principaux clients de messagerie ont des moyens d’éviter ce scénario embarrassant. Vous recevrez alors un avertissement si vous menacez d’envoyer un e-mail sans pièce jointe, alors que votre programme de messagerie pense qu’il devrait y en avoir.
Gmail
Dans Gmail, cette fonctionnalité est activée par défaut, mais vous devez vérifier quelques éléments pour qu’elle fonctionne. Par exemple, vous devez activer la langue correcte, sinon le programme ne reconnaîtra rien dans vos e-mails en néerlandais.
En haut à droite, cliquez sur la roue dentée et accédez à « Afficher tous les paramètres ». Ici, vous trouverez immédiatement les paramètres de langue.
Gmail a appris par lui-même quelques phrases de base qui lui font penser qu’il sait que vous avez oublié un fichier. Si vous écrivez « voir pièce jointe », « voir pièce jointe », « fichier joint » ou « j’ai joint » sans rien envoyer, un avertissement apparaîtra avant l’envoi du mail. Vous pouvez alors toujours choisir d’envoyer l’e-mail.
Malheureusement, cela ne fonctionnera pas si vous tapez simplement le mot « pièce jointe » par exemple. Vous ne pouvez pas non plus définir vous-même des combinaisons de mots dans Gmail dans lesquelles vous souhaitez recevoir un avertissement.
Perspectives
Outlook dispose d’un outil similaire, avec lequel vous recevrez une notification pour vous protéger de votre erreur. Ici aussi, il est important de configurer le programme de messagerie dans la bonne langue, via la roue dentée en haut à droite, puis ‘Afficher tous les paramètres Outlook’. Dans ‘Général’, vous pouvez maintenant choisir une langue.
Passez ensuite à l’onglet « E-mail », où vous trouverez l’option « Pièces jointes ». Voici un curseur qui indique « M’avertir lorsque j’envoie un message qui peut avoir une pièce jointe manquante. »
Comme avec Gmail, les mots que l’outil détecte sont un peu peu fiables. Avec « voir la pièce jointe », vous ne recevrez pas d’avertissement, mais la sonnette d’alarme sonnera avec « j’ai joint ». De plus, il compte chaque image dans votre e-mail comme une pièce jointe, donc même si vous avez une signature décorée.
Extension
Si vous préférez l’organiser vous-même, vous pouvez consulter une extension de navigateur, telle que majordome du courrier pour Chrome. Il s’agit d’un programme que vous installez dans votre navigateur et qui vous offre plus d’options lors de la rédaction et de l’envoi d’e-mails. Mailbutler dispose également d’un version pour Apple Mail dans iOS.
Avec ce programme, vous pouvez définir vos propres mots dans lesquels vous souhaitez recevoir un avertissement si vous avez oublié la pièce jointe. Par exemple, vous pouvez également vous avertir si vous venez d’écrire le mot « document » dans un e-mail.