Passez-vous de plus en plus de temps au travail à faire de la paperasse et à remplir des formulaires plutôt que de vous consacrer à ce pour quoi vous avez été formé et embauché ? Ce travail chargé semble-t-il souvent résister à une finalité rationnelle ou à un questionnement ? Est-ce que cela tue votre productivité, votre initiative, votre motivation et, franchement, votre estime de soi et votre santé mentale ?
Si tout cela vous semble familier, vous êtes confronté à un dilemme classique du lieu de travail du 21e siècle. Les qualités humaines uniques et irremplaçables pour lesquelles les travailleurs sont de plus en plus embauchés ont tendance à entrer en conflit avec les règles conçues pour régner sur leurs pires excès.
Cette idée fait partie de recherches récentes qui appliquent la science du comportement à la bureaucratie. Mais plus encore, la recherche suggère également comment concevoir des règles pour les employés d’une manière adaptée à la psychologie humaine.
Bien que les histoires de bureaucratie rampante abondent dans de nombreux secteurs, les preuves – et notre propre expérience – suggèrent que le problème de la bureaucratie n’a jamais autant explosé que dans les universités.
Le personnel se plaint que le temps dont il dispose pour l’enseignement et la recherche soit gaspillé en remplissant des formulaires et en rédigeant des rapports d’une valeur douteuse. Mais ce reproche va au-delà de l’inefficacité des excès bureaucratiques. Certaines règles sont démotivantes parce qu’elles sont interprétées comme condescendantes.
La bureaucratie à l’académie
La bureaucratie universitaire prolifère. À l’Université de Yale, par exemple, le nombre de cadres et de professionnels a augmenté trois fois plus vite que le nombre d’étudiants de premier cycle depuis 2003. En Australie, les principales universités de recherche affirment que le coût du respect de « réglementations inutiles, redondantes et redondantes » a augmenté. doublé depuis 2013.
Facteurs contribuant à cela, identifiés par un rapport de 2022 Enquête du gouvernement britannique, inclure des demandes externes visant à garantir que la recherche est effectuée conformément aux modalités et conditions de financement ; des cultures d’aversion au risque conduisant à des hiérarchies d’approbation inutiles ; et la croissance de la taille de l’organisation conduisant à davantage de niveaux de gestion.
Mais même si les universités en sont peut-être l’exemple le plus chronique, les formalités administratives augmentent dans la plupart des lieux de travail. Aux États-Unis, le nombre de managers, de superviseurs et de personnel de soutien a augmenté plus de deux fois plus vite que les autres emplois. depuis les années 1980– et le passage au travail hybride et à distance est susceptible d’aggraver cette tendance, à mesure que les dirigeants mettent en place des procédures pour responsabiliser les travailleurs.
Comme l’écrivaient les experts en gestion Gary Hamel et Michele Zanini dans leur livre de 2020 Humanocratie: « La bureaucratie s’est développée, au lieu de diminuer, un fait qui est corrélé, selon nous, au ralentissement inquiétant de la croissance de la productivité mondiale, un phénomène qui est de bon augure pour le niveau de vie et les opportunités économiques. »
Comment en est-on arrivé là ? Et comment les organisations dotées d’une bureaucratie pléthorique peuvent-elles réduire leurs formalités administratives ?
Les périls de la gestion scientifique
Alors que toutes les organisations ont besoin de processus pour fonctionner, la bureaucratie croissante a conduit à une prolifération de ce que l’anthropologue économique David Graeber a appelé de manière concise «des boulots à la con » :
« De très nombreuses personnes, en Europe et en Amérique du Nord en particulier, passent toute leur vie professionnelle à accomplir des tâches dont elles croient secrètement qu’elles n’ont pas vraiment besoin d’être accomplies. Les dommages moraux et spirituels qui découlent de cette situation sont profonds. notre âme collective.
Cela aide à expliquer pourquoi la productivité ralentit et l’engagement des travailleurs est en déclinavec tant de insatisfaits de leur travail.
Un problème est que de nombreux managers sont formés à « gestion scientifique« , qui vise à améliorer l’efficacité en encourageant les individus à ne pas résoudre les problèmes mais à se concentrer plutôt sur l’exécution de tâches simples et répétitives aussi efficacement que possible.
Mais les gens ne sont pas des rouages dans des machines. Ils entretiennent plutôt des relations personnelles avec leur organisation. La bureaucratie mine cette relation.
Une bureaucratie inutile signale aux travailleurs qu’on ne peut pas leur faire confiance. Cela suggère une relation indifférente et de mauvaise qualité, à laquelle la réponse humaine naturelle est de vouloir mettre fin à la relation, soit ouvertement, en démissionnant, soit discrètement, en faisant simplement moins d’efforts.
Vaincre la pulsion bureaucratique
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des moyens d’inverser le cours des formalités administratives.
« Les défenseurs du statu quo vous diront que la bureaucratie est le corrélat inévitable de la complexité », écrivent Hamel et Zanini, « mais nos preuves suggèrent le contraire ».
Nous connaissons de nombreux exemples de bonnes pratiques grâce à notre propre expérience. Certaines universités ont équipes réduites chargé de réduire les formalités administratives. Dans d’autres, les cadres supérieurs visitent régulièrement les fameux feux de camp. Certains vice-chanceliers conservent leurs fonctions d’enseignant pour rester en contact avec l’évolution des demandes. Les dirigeants peuvent en apprendre beaucoup sur l’impact des règles de leurs cadres intermédiaires en s’engageant auprès de la base.
La société technologique canadienne Shopify a créé un calculateur de réunion pour quantifier le coût réel des réunions. Cela a également éliminé toutes les réunions récurrentes avec trois personnes ou plus. En conséquence, l’employé Shopify moyen dépense désormais 14 % de temps de réunion en moins par rapport à la même période l’année dernière. Cela nous rappelle que le temps, c’est de l’argent et qu’il peut exister d’autres moyens de faire avancer les choses.
Pour tout manager inquiet à l’idée de donner plus d’autonomie aux travailleurs et moins de formulaires à remplir, voici quelques exemples. des mots de réconfort de l’ancien chef des ressources humaines de Google, Lazlo Bock :
« Donnez aux gens un peu plus de confiance, de liberté et d’autorité que ce que vous êtes à l’aise de leur donner. Si vous n’êtes pas nerveux, vous ne leur en avez pas donné assez. »
La recherche suggère les managers qui font confiance à leurs employés suscitent un engagement et des performances plus élevés, et moins d’épuisement professionnel parmi leur personnel.
Comme Christian Hunt, ancien responsable des sciences du comportement à la banque d’investissement UBS, explique:
« Si nous embauchons des gens parce qu’ils sont intelligents, ce n’est probablement pas une bonne idée de les traiter d’une manière qui suggère que nous pensons le contraire. »
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