Combien de temps devez-vous conserver vos fiches de paie – Guide 2022

Il existe de nombreuses opinions différentes sur la durée de conservation de vos bulletins de salaire. Certains disent que vous n’avez qu’à les garder pendant un an; d’autres recommandent de les conserver pendant sept ans, et d’autres encore conseillent de les conserver indéfiniment. Alors, quelle est la bonne réponse ?

En général, il est conseillé de conserver le bulletin de paie pendant au moins un an. Après cela, ils peuvent être éliminés en toute sécurité. Il est important de les détruire soigneusement afin que personne ne s’empare de vos anciennes fiches de paie et des informations personnelles que vous ne voulez pas que le public connaisse.

Comment conserver les fiches de paie – bonnes pratiques

Gardez-les en sécurité

Vos fiches de paie sont des documents importants qui contiennent des informations confidentielles. Il est important de les conserver dans un endroit sûr où personne d’autre ne peut y accéder. Vous devez également sécuriser votre ordinateur et vos fichiers électroniques avec des mots de passe et un logiciel de cryptage.

Conservez une copie pour vos dossiers

C’est toujours une bonne idée de conserver une copie de vos fiches de paie pour vos dossiers. Cela vous permet de vous assurer que les informations sur les souches sont correctes et que vous avez la preuve de vos revenus si nécessaire.

Assurez-vous qu’ils sont corrects

Il est important que vous examiniez attentivement vos fiches de paie pour vous assurer que les informations sont correctes. Cela comprend la vérification de l’exactitude de vos heures travaillées, de votre taux horaire et de toute déduction effectuée. Si vous remarquez des erreurs, vous devez contacter immédiatement votre employeur pour les faire corriger.

Ne les publiez pas en ligne

Vous ne souhaitez peut-être pas publier vos fiches de paie en ligne pour un certain nombre de raisons. D’une part, cela pourrait révéler trop d’informations personnelles sur votre situation financière. Cela pourrait également conduire à un vol d’identité ou à une fraude si vos fiches de paie ont été compromises. De plus, de nombreux employeurs désapprouvent les employés qui publient leurs fiches de paie en ligne, ce qui pourrait être considéré comme un abus de confiance.

Vérifiez-les régulièrement

Assurez-vous que les informations sur vos fiches de paie sont exactes et à jour. La première raison, et la plus évidente, est de vous assurer d’obtenir le bon montant. Vous devez également examiner vos fiches de paie pour vous assurer que toutes les déductions et cotisations effectuées en votre nom sont correctes. Si vous ne révisez pas régulièrement vos fiches de paie, vous ne remarquerez peut-être pas quand des erreurs doivent être corrigées.

Une autre raison de vérifier vos fiches de paie est de vous protéger contre le vol de paie. Le vol de salaire peut se produire lorsqu’un employeur ne verse pas le montant exact aux travailleurs ou lorsqu’il effectue des retenues illégales sur les chèques de paie des travailleurs.

Pourquoi devez-vous conserver les fiches de paie ?

attestation de travail

L’une des raisons les plus importantes pour conserver les fiches de paie est la preuve d’emploi. Si jamais vous êtes licencié ou licencié, vous devrez fournir des documents pour recevoir des allocations de chômage ou prouver que vous étiez employé. Les fiches de paie sont souvent utilisées comme preuve d’emploi. Les fiches de paie sont le plus souvent utilisées comme preuve d’emploi lorsqu’une personne postule pour un nouvel emploi. De nombreux employeurs exigent une fiche de paie à jour dans le cadre du processus de candidature. En effet, les employeurs veulent s’assurer que l’employé potentiel travaille et reçoit un salaire régulier.

dossiers fiscaux

Vos fiches de paie servent également de documents fiscaux importants. Les informations sur vos fiches de paie calculent le montant que vous devez en impôts chaque année. Il est important de conserver ces documents pendant au moins sept ans car ils peuvent être nécessaires lorsque l’IRS vous audite.

Demandes d’hypothèque et de prêt

Lorsque vous faites une demande de prêt hypothécaire ou de prêt, le prêteur vous demande souvent de fournir une preuve de vos revenus. Vos fiches de paie peuvent être utilisées pour vérifier votre emploi et vos revenus, ce qui est nécessaire pour l’approbation du prêt. Ce document est important car il montre combien d’argent vous gagnez et à quelle fréquence vous êtes payé. Les prêteurs utilisent ces informations pour déterminer combien d’argent ils sont prêts à vous prêter et à quel taux d’intérêt.

Si vous êtes indépendant ou si vous avez des revenus irréguliers, vous pouvez avoir des difficultés à fournir des fiches de paie aux prêteurs. Dans ce cas, vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires tels que des relevés bancaires ou des déclarations de revenus.

budgétisation

Vos fiches de paie peuvent également être utiles pour budgétiser votre argent. En consultant vos fiches de paie, vous pouvez voir exactement combien d’argent vous encaissez chaque mois et ajuster vos dépenses en conséquence. Cela peut vous aider à rester sur la bonne voie avec vos objectifs financiers.

planification de la retraite

L’une des plus grandes préoccupations des gens lorsqu’il s’agit d’épargner pour la retraite est de s’assurer qu’ils ont suffisamment d’argent épargné. Cependant, d’autres façons de se préparer à la retraite sont souvent négligées. L’un de ces moyens consiste à utiliser les fiches de paie pour estimer le montant à attendre à la retraite.

Les fiches de paie fournissent un historique détaillé de vos revenus au fil des ans qui peut être utilisé pour votre planification de la retraite. Estimer vos revenus futurs sur la base des fiches de paie passées vous donnera une idée générale du montant que vous devez épargner. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour créer un budget et un plan de retraite plus précis.

Comment puis-je supprimer en toute sécurité les talons payés ?

Si vous cherchez à vous débarrasser de vos fiches de paie, il est impératif que vous vous assuriez de les éliminer correctement. N’importe qui pourrait mettre la main sur vos informations financières si elles ne sont pas éliminées correctement. Le moyen le plus efficace de se débarrasser des fiches de paie ou d’autres documents financiers importants est de les déchiqueter. Si vous n’avez pas de destructeur de papier électronique, vous pouvez rechercher des services qui détruisent vos documents. De nombreuses municipalités proposent également le déchiquetage gratuit de documents.

ligne de fond

Cet article fournit des conseils sur la durée de conservation de vos fiches de paie et les meilleures pratiques pour conserver vos fiches de paie en toute sécurité. Suivez ce guide pour vous conformer aux lois fiscales et protéger vos renseignements personnels.