Vous venez de terminer votre troisième entretien. Le travail, l’entreprise, votre futur patron, tout semble convenir et vous pensez que cette fois est la définitive. Cependant, en rentrant chez vous, vous recevez un e-mail de votre nouvel emploi vous demandant de un extrait de casier judiciaire et vous ne pouvez pas vous empêcher de penser si quelque chose s’est passé qui pourrait vous jouer un tour. Mais est-ce légal qu’ils me demandent un extrait de casier judiciaire ?
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Et si c’est le cas, Dans quelles situations (ou plutôt, pour quels emplois) peut-on me demander une attestation de casier judiciaire ? Quelle attestation pouvez-vous me demander ? Ensuite, nous nous occuperons de répondre à ces questions que nous pouvons nous poser au moment où nous recevons ce courriel de notre potentiel futur employeur.
Est-il légal de me demander un extrait de casier judiciaire ?
Si nous devions donner une réponse courte, je dirais que généralement ils ne peuvent pas nous demander un extrait de casier judiciaire pour accéder à un emploi en Espagne.
En effet, il existe une interdiction générale du traitement des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions (ainsi qu’à toute autre infraction non nécessairement pénale), qui ne peut être effectué (i) que sous le contrôle des autorités publiques ou, alternativement , (ii) lorsque cela est autorisé par la loi de l’Union européenne ou des États membres qui établissent des garanties adéquates pour les droits et libertés des parties intéressées (art. 10 du règlement général sur la protection des données et art. 10 de la loi organique 3 /2018 de Protection des Données Personnelles et Garantie des Droits Numériques).
Et bien que dans ces cas, nous parlons de casiers judiciaires négatifs et, par conséquent, il pourrait sembler que ceux-ci ne traitent pas de détails sur les condamnations (tant qu’ils établissent seulement qu’il n’y a pas de condamnation), l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) était déjà chargé de préciser que les certificats négatifs étaient également inclus dans l’interdiction susmentionnée.
Cela signifie qu’un employeur ne peut exiger d’un employé ou futur employé qu’un extrait de casier judiciaire lorsqu’une loi l’y autorise. Cette autorisation n’est prévue, de manière fragmentée dans diverses lois, que pour certains emplois dans lesquels il est entendu qu’il faut prouver l’honorabilité et l’absence de délits d’une certaine nature pour garantir l’honorabilité de l’entreprise et sauvegarder la intérêts publics, comme la sécurité.
Quelles sont les situations dans lesquelles vous pouvez me demander ?
Comme nous l’avons indiqué, bien qu’il existe une interdiction légale générale de demander le casier judiciaire, il existe certains cas dans lesquels cette demande serait couverte par la réglementation applicable en vigueur. Nous résumons ci-dessous les hypothèses les plus pertinentes que nous pouvons trouver en pratique :
Travail régulier avec des mineurs. Le cas le plus significatif est le travail régulier avec des mineurs. Lorsque le travail implique un travail régulier avec des mineurs, le règlement autorise la demande d’un certificat négatif auprès du Registre central des délinquants sexuels (d’abord, la loi organique 1/1996, du 15 janvier, sur la protection juridique des mineurs ; plus tard, a été organique Loi 8/2021, du 4 juin, pour la protection intégrale des enfants et des adolescents contre la violence).
Mais il ne s’agirait pas ici de n’importe quel travail avec des mineurs, il faut plutôt que le poste implique, par sa nature et son essence même, un contact régulier avec des mineurs, les mineurs étant les principaux destinataires des prestations.
Par conséquent, le certificat ne doit pas être demandé dans les professions qui, ayant des contacts réguliers avec le grand public, y compris les mineurs, ne sont pas par nature exclusivement destinées à un public mineur (Rapport 0401/2015 de l’AEPD).
Administration, armée, police (Ordonnance du 9 mars 1937), bien que légalement seulement pour certains agents publics liés à la sécurité, tels que l’armée, la garde civile, la politique, les agents pénitentiaires et pour accéder à la fonction publique dans certains autres employés publics (médecins, juges, avocats, enseignants) ou certaines institutions publiques (Banque d’Espagne).
Commissaires aux comptes, courtiers en assurances (Décret royal loi 3/2020) et membres de l’organe administratif et titulaires de fonctions clés dans des entités financières (décret royal 256/2013, du 12 avril), alors qu’il est demandé qu’ils puissent démontrer des exigences d’honorabilité commerciale et professionnelle, autorisant la demande d’extrait de casier judiciaire négatif lié à l’exercice d’activités financières et autres sanctions administratives en assurance, banque, bourse, patrimoine, Trésorerie, Sécurité Sociale, blanchiment et financement du terrorisme et autres matières assimilées.
sécurité de l’aéroport, issu du règlement européen portant règles communes pour la sûreté de l’aviation civile, qui impose la mesure liée à la vérification des dossiers personnels des personnels qui accèdent aux zones de sûreté à accès réglementé ; ainsi que la sécurité privée en général (loi 5/2014, du 4 avril, sur la sécurité privée).
Transport public de voyageurs en bus ou de marchandises dans des véhicules ou des ensembles de véhicules avec leur propre capacité de traction dont la masse maximale autorisée est supérieure à 3,5 tonnes (loi sur le règlement des transports terrestres et ses règlements, approuvés par le décret royal 1211/1990, du 28 septembre) ; y compris le transport de marchandises dangereuses, dans lequel une certification spéciale (certificat ADR) est requise (décret royal 818/2009, du 8 mai, qui approuve le Règlement général des conducteurs). Ces exceptions ne s’appliquent à aucun autre transport de marchandises, l’AEPD ayant été chargée de statuer à l’égard des salariés d’une entreprise de livraison de colis (PS00267-2020).
Casinos, bingo, bookmakers (entre autres, la loi 13/2011, du 27 mai, réglementant les jeux de hasard).
Quels types de crimes le certificat de casier judiciaire devrait-il couvrir dans ces cas ?
Dans tous ces cas, aucun type de certificat de casier judiciaire négatif ne peut être demandé, mais dans chaque cas, le certificat doit être limité aux infractions ou sanctions administratives expressément autorisées dans chacune des réglementations applicables.
***Adaya Esteban Ruiz, Senior Contracts Counsel – Global Privacy Team chez McKinsey & Company. Membre de WLW, OdiseIA et Nova Talent.
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