Untersuchungen zeigen Tipps, wie Sie bei Kollegen, Kunden und Klienten einen positiven ersten Eindruck hinterlassen können

Der erste Eindruck ist oft nachhaltig und kann tiefgreifende und unbeabsichtigte Auswirkungen auf die berufliche Laufbahn haben. Da erste Geschäftskontakte heute oft online stattfinden – zum Beispiel durch eine Vorstellung per E-Mail, eine SMS am Telefon oder eine Zoomed-Telefonkonferenz – gewinnen viele Menschen über diese Medien einen ersten Eindruck.

Andrew Brodsky, Assistenzprofessor für Management an der Texas McCombs, führte kürzlich zusammen mit Hayley Blunden von der American University eine Literaturrecherche von 124 Studien über virtuelle Eindrücke und die Art und Weise, wie Menschen diese machen, durch. Er bietet eine Fülle forschungsbasierter Vorschläge, wie Sie Ihr digitales Bestes geben können.

Die Rezension ist veröffentlicht im Zeitschrift für Management.

Das Thema ist Teil von Brodskys größeren Forschungsinteressen, die sich auf die individuelle Nutzung und Kommunikation von Technologien am Arbeitsplatz konzentrieren, mit besonderem Interesse an der virtuellen Kommunikation am Arbeitsplatz. Dieses Interview mit ihm wurde aus Gründen der Länge und Klarheit bearbeitet.

Warum sind virtuelle Eindrücke am Arbeitsplatz wichtig?

Eindrücke können sehr klebrig sein. Wenn Sie jemanden zum ersten Mal treffen, bilden Sie unterschiedliche Eindrücke: „Wie schlau ist er? Er scheint ein harter Arbeiter zu sein. Er scheint jemand zu sein, den Sie mögen werden. Ist er ein guter Anführer oder nicht?“

Sehr oft können diese ersten Eindrücke lange anhalten und beeinflussen, wie Sie später das Verhalten einer Person sehen. Wenn Sie einen negativen ersten Eindruck haben, sehen Sie später möglicherweise etwas, was sie tun, in einem negativeren Licht, weil Ihr Gehirn daran arbeitet, den bereits vorhandenen Gedanken zu bestätigen.

Der erste Eindruck ist im geschäftlichen Kontext besonders wichtig. Vorstellungsgespräche sind erste Eindrücke. Wenn Sie mit einem potenziellen Kunden oder Klienten Kontakt aufnehmen, erhält dieser einen ersten Eindruck, anhand dessen sich entscheiden lässt, ob er auf Ihre E-Mail reagiert oder sich für den Kauf Ihres Produkts entscheidet.

Wie sehen Sie den Nutzen dieser Forschung für Arbeitgeber?

Es kann Menschen dabei helfen, ihre Mitarbeiter objektiver zu bewerten. Oft bewerten Menschen die Leistung des anderen auf der Grundlage von: „Möchte ich mit dieser Person ein Bier trinken? Mag ich diese Person?“

Wir sind uns nicht bewusst, dass wir diese voreingenommenen Bewertungen vornehmen. Forscher können also unter anderem Arbeitgebern, Managern oder Führungskräften dabei helfen, zu verstehen, wie sie sich einen Eindruck bilden und warum dieser Eindruck voreingenommen ist.

Zweitens ist dies für Arbeitgeber, die daran interessiert sind, ihre Mitarbeiter zu schulen und ihnen dabei zu helfen, sich weiterzuentwickeln, ein guter Rahmen, um ihnen Orientierung zu geben, wie sie bei Kunden und Kollegen einen besseren Eindruck hinterlassen können.

Was ist mit den Mitarbeitern?

Wenn jemand virtuell oder aus der Ferne arbeitet, kann sein Chef ihn nur durch seine Online-Interaktion sehen oder beobachten. Der Eindruck, den Sie durch die Art und Weise Ihrer Kommunikation und durch das, was Sie kommunizieren, erzeugen, wird umso wichtiger.

Aber mittlerweile kommuniziert so gut wie jeder Mitarbeiter – zumindest bis zu einem gewissen Grad – virtuell, egal ob er im Büro ist oder nicht. Sogar Angestellte in Restaurants oder Lebensmittelgeschäften erhalten häufig Termine per E-Mail oder SMS oder kommunizieren mit ihrem Vorgesetzten per SMS. Die Idee der Kommunikation am virtuellen Arbeitsplatz ist also nicht mehr auf Bürojobs beschränkt.

Was sagt die Forschung über den Einsatz von Emoticons und Emojis in der Kommunikation am Arbeitsplatz?

Wir stellten fest, dass es gemischte Ergebnisse gab. Einerseits steigerten sie oft das Gefühl von Wärme und Sympathie. Wenn es hingegen um die Wahrnehmung von Intelligenz ging, war diese vielleicht negativ, weil sie die Person weniger intelligent oder kompetent erscheinen ließ. Es ist also nuanciert. Sie machen uns sympathischer, laufen aber Gefahr, dass wir weniger intelligent erscheinen.

Eine weniger offensichtliche Quelle virtueller Eindrücke ist die Zeit, die Menschen brauchen, um auf eine E-Mail zu antworten. Was hat Ihre Rezension ergeben?

Rechtzeitige Antworten sind wichtig. Es hat sich gezeigt, dass eine langsame Antwort den Eindruck von Vertrauen und Kompetenz beeinträchtigt.

Dennoch können Sie sich ein wenig entspannen, denn Untersuchungen zeigen auch, dass Menschen überschätzen, wie schnell sie auf Nachrichten reagieren müssen. Die Erkenntnis ist, dass Sie einen guten Mittelweg anstreben sollten.

Es scheint keinen Vorteil zu haben, E-Mails in der Sekunde, in der Sie sie erhalten, überstürzt zu beantworten, aber Sie sollten auch nicht zu lange warten. Die Studien, die zeigten, dass die Reaktionszeit von Bedeutung ist, führten tendenziell zu Verzögerungen von einem Tag oder mehr, was darauf hindeutet, dass dieser Zeitpunkt keine nennenswerten negativen Folgen hatte.

Wie schneiden die Interaktionen am virtuellen Arbeitsplatz basierend auf den bisherigen Forschungsergebnissen ab?

Manager und Organisationen gehen oft davon aus, dass virtuellen Interaktionen soziale Informationen fehlen und es für andere schwierig ist, einen starken Eindruck zu hinterlassen. Dies war eines der Argumente, die Führungskräfte häufig gegen Remote-Arbeit anführten.

Unsere Überprüfung der Forschung zeigt jedoch, dass starke Eindrücke – unabhängig davon, ob sie sich auf Vertrauen, Kompetenz oder Sympathie beziehen – häufig durch kurze, rein virtuelle Interaktionen aufgebaut werden können. Es ist nicht so, dass virtuelle Interaktionen im Vergleich zu persönlichen Interaktionen generell fehlen, sondern vielmehr, dass sie einfach anders sind.