Verbringen Sie bei der Arbeit immer mehr Zeit damit, Papierkram zu erledigen und Formulare auszufüllen, statt mit dem, wofür Sie ausgebildet und eingestellt wurden? Scheint sich diese geschäftige Arbeit oft einem rationalen Zweck oder einer Fragestellung zu widersetzen? Zerstört es Ihre Produktivität, Initiative, Motivation und, ehrlich gesagt, Ihr Selbstwertgefühl und Ihren Verstand?
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, erleben Sie ein klassisches Dilemma am Arbeitsplatz des 21. Jahrhunderts. Die einzigartigen und unersetzlichen menschlichen Qualitäten, aufgrund derer immer mehr Arbeitnehmer eingestellt werden, geraten oft in heftigen Konflikt mit den Regeln, die ihre schlimmsten Exzesse unterdrücken sollen.
Diese Erkenntnis ist Teil neuerer Forschungen, die Verhaltenswissenschaften auf die Bürokratie anwenden. Aber darüber hinaus gibt die Forschung auch Hinweise darauf, wie man Regeln für Mitarbeiter so gestalten kann, dass sie der menschlichen Psychologie entsprechen.
Obwohl es in vielen Branchen viele Berichte über schleichende Bürokratie gibt, deuten Beweise – und unsere eigene Erfahrung – darauf hin, dass das Problem der Bürokratie nirgends so stark zugenommen hat wie an Universitäten.
Die Mitarbeiter beschweren sich, dass die Zeit, die ihnen für Lehre und Forschung zur Verfügung steht, durch das Ausfüllen von Formularen und das Verfassen von Berichten von fragwürdigem Wert verschwendet wird. Aber dieser Kritikpunkt geht über die Ineffizienz des bürokratischen Exzesses hinaus. Manche Regeln demotivieren, weil sie als bevormundend interpretiert werden.
Bürokratie in der Akademie
Die akademische Bürokratie nimmt zu. An der Yale University beispielsweise ist die Zahl der Führungskräfte und Fachkräfte gestiegen dreimal schneller als die Zahl der Studenten seit 2003. In Australien sagen führende Forschungsuniversitäten, dass die Kosten für die Einhaltung „unnötiger, überflüssiger und doppelter Vorschriften“ gestiegen seien seit 2013 verdoppelt.
Faktoren, die dazu beitragen, wie von einem 2022 identifiziert Untersuchung der britischen Regierung, externe Anforderungen zur Gewährleistung einschließen, dass die Forschung gemäß den Förderbedingungen durchgeführt wird; risikoscheue Kulturen, die zu unnötigen Genehmigungshierarchien führen; und Wachstum der Organisationsgröße, was zu mehr Managementebenen führt.
Doch auch wenn die Universitäten die häufigsten Beispiele sind, nimmt der bürokratische Aufwand an den meisten Arbeitsplätzen zu. In den Vereinigten Staaten ist die Zahl der Manager, Vorgesetzten und Hilfskräfte mehr als doppelt so schnell gewachsen wie die Zahl anderer Berufe seit den 1980er Jahren– und die Umstellung auf Hybrid- und Remote-Arbeit wird diesen Trend wahrscheinlich noch verstärken, da Manager Verfahren einführen, um die Arbeitnehmer zur Rechenschaft zu ziehen.
Wie die Managementexperten Gary Hamel und Michele Zanini in ihrem Buch aus dem Jahr 2020 schreiben Humanokratie: „Die Bürokratie ist gewachsen, nicht geschrumpft – eine Tatsache, die unserer Meinung nach mit der besorgniserregenden Verlangsamung des globalen Produktivitätswachstums zusammenhängt, einem Phänomen, das ein Vorzeichen für den Lebensstandard und die wirtschaftlichen Chancen ist.“
Wie ist es dazu gekommen? Und wie können Organisationen mit aufgeblähter Bürokratie ihre Bürokratie abbauen?
Die Gefahren des wissenschaftlichen Managements
Während alle Organisationen Prozesse benötigen, um zu funktionieren, hat die zunehmende Bürokratie zu einer Verbreitung dessen geführt, was der Wirtschaftsanthropologe David Graeber treffend nannte: „Bullshit-Jobs„:
„Viele Menschen, insbesondere in Europa und Nordamerika, verbringen ihr gesamtes Arbeitsleben damit, Aufgaben zu erledigen, von denen sie insgeheim glauben, dass sie nicht wirklich ausgeführt werden müssen. Der moralische und spirituelle Schaden, der aus dieser Situation resultiert, ist tiefgreifend. Es ist eine Narbe.“ unsere kollektive Seele.
Dies hilft zu erklären, warum die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter nachlassen ist rückläufigmit so vielen unzufrieden mit ihrer Arbeit.
Ein Problem besteht darin, dass viele Manager darin geschult sind:wissenschaftliche Leitungdas darauf abzielt, die Effizienz zu verbessern, indem Einzelpersonen dazu ermutigt werden, Probleme nicht zu lösen, sondern sich stattdessen darauf zu konzentrieren, einfache, sich wiederholende Aufgaben so effektiv wie möglich auszuführen.
Aber Menschen sind keine Rädchen in Maschinen. Vielmehr beziehen sie sich auf eine persönliche Ebene auf ihre Organisationen. Bürokratie untergräbt diese Beziehung.
Unnötige Bürokratie signalisiert den Arbeitnehmern, dass man ihnen nicht trauen kann. Dies deutet auf eine gleichgültige und minderwertige Beziehung hin, auf die die natürliche menschliche Reaktion darin besteht, die Beziehung beenden zu wollen – entweder offen durch Resignation oder stillschweigend, indem man sich einfach weniger anstrengt.
Den bürokratischen Drang überwinden
Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, den bürokratischen Aufwand umzukehren.
„Verteidiger des Status quo werden Ihnen sagen, dass Bürokratie das unvermeidliche Korrelat der Komplexität ist“, schreiben Hamel und Zanini, „aber unsere Beweise deuten auf etwas anderes hin.“
Aus eigener Erfahrung kennen wir viele Beispiele guter Praxis. Einige Universitäten haben schlanke Teams mit dem Abbau von Bürokratie beauftragt. In anderen Ländern besuchen leitende Manager regelmäßig die sprichwörtlichen Lagerfeuer. Einige Vizekanzler behalten ihre Lehraufgaben, um mit den sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten. Führungskräfte können viel über die Auswirkungen erfahren, die die Regeln ihres mittleren Managements haben, wenn sie sich mit der Basis auseinandersetzen.
Das kanadische Technologieunternehmen Shopify hat einen Meeting-Rechner erstellt, um dies zu quantifizieren wahre Kosten für Meetings. Außerdem entfielen alle wiederkehrenden Besprechungen mit drei oder mehr Personen. Infolgedessen gibt der durchschnittliche Shopify-Mitarbeiter jetzt aus 14 % weniger Zeit für Besprechungen im Vergleich zu dieser Zeit im letzten Jahr. Es dient als Erinnerung daran, dass Zeit Geld ist und es möglicherweise andere Möglichkeiten gibt, Dinge zu erledigen.
Für jeden Manager, der Angst vor der Aussicht hat, den Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben und weniger Formulare auszufüllen, hier einige davon Worte der Beruhigung vom ehemaligen Personalchef von Google, Lazlo Bock:
„Geben Sie den Menschen etwas mehr Vertrauen, Freiheit und Autorität, als Ihnen lieb ist. Wenn Sie nicht nervös sind, haben Sie ihnen nicht genug gegeben.“
Suchvorschläge Manager, die ihren Mitarbeitern vertrauen, führen zu höherem Engagement und höherer Leistung sowie zu weniger Burnout bei ihren Mitarbeitern.
Wie Christian Hunt, ehemaliger Leiter der Verhaltensforschung bei der Investmentbank UBS, sagte: erklärt:
„Wenn wir Leute einstellen, weil sie schlau sind, dann ist es wahrscheinlich keine gute Idee, sie auf eine Weise zu behandeln, die den Eindruck erweckt, dass wir das Gegenteil denken.“
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