An fast jedem Arbeitsplatz wird manchmal über exzessive Meetings geschimpft. Wie halten wir die Besprechungslast so gering wie möglich?
Dit artikel is afkomstig uit de Volkskrant. Elke dag verschijnt een selectie van de beste artikelen uit de kranten en tijdschriften op NU.nl. Daar lees je hier meer over.
„Je moet ervan uitgaan dat vergaderen niet nodig is, tenzij je een verdomd goede reden hebt“, zegt vergaderexpert Wilbert van Vree. Bijna een kwart eeuw lang gaf hij door het hele land trainingen om vergaderen aangenamer en effectiever te maken. Hij schreef er een boekje over vol tips als ‚wees helder over het doel‘, ‚hoed u voor een stroperige besluitvorming‘ en ‚vergader eens staand als het kan‘. Maar voorkomen is beter dan genezen, ook als het over vergaderen gaat. Valt een kwestie te regelen via de mail, telefoon, of door iemand even kort aan te spreken? Dan is vergaderen niet nodig.
De kunst is verder om de vergadering kort te houden. Maar hoe doe je dat? Zorg in elk geval voor een heldere tijdslimiet en geef iemand de expliciete taak om die in de gaten te houden. Dat hoeft niet de voorzitter te zijn – liever niet zelfs. „De voorzitter wil vaak iets bereiken met de vergadering en heeft er niet altijd belang bij een agendapunt kort te houden“, zegt hoogleraar Dirk Buyens van de Universiteit Gent. „Een goede voorzitter geeft bewust iemand anders de taak om het proces in de gaten te houden. Die kan zeggen: het is nu zo laat en we zijn nog maar bij agendapunt drie.“
Houd deelnemers bij de les, zorg dat mensen actief betrokken zijn bij de vergadering. Het liefst ziet onderzoeker Nale Lehmann-Willenbrock van de universiteit van Hamburg dat afzonderlijke deelnemers ‚eigenaar‘ zijn van ten minste een agendapunt. Bij wisseling van agendapunt neemt dus iemand anders het initiatief, in plaats van altijd dezelfde voorzitter. „Zeker bij hiërarchische organisaties zie je vaak dat de voorzitter voortdurend aan het woord is“, zegt Lehmann. „Dat is dan ook typisch degene die de vergadering wel geslaagd vindt.“
Online vergaderen
Wees op de hoede voor mobieltjes, pc’s en laptops die de aanwezigen afleiden. Dat maakt een vergadering minder effectief, wat weer leidt tot nieuwe bijeenkomsten. De kans hierop is groter als kijken naar een telefoon of computer onopgemerkt blijft, zoals tijdens onlinebijeenkomsten. Online en hybride vergaderen, tijdens de pandemie pure noodzaak, is echter zo ingeburgerd dat het waarschijnlijk niet meer verdwijnt, denkt Lehmann. „Vooral kenniswerkers geeft het veel vrijheid om deels vanuit huis te werken.“ Ze raadt aan om tijdens een onlinevergadering in elk geval alle gezichten zichtbaar te maken. „Anders voelen mensen zich minder verbonden met elkaar. Als spreker is het bovendien vreselijk om niet de reacties van mensen te kunnen zien.“ Buyens raadt in dat kader zelfs aan bij hybride vergaderingen meerdere schermen te gebruiken. Nemen drie mensen online deel? Gebruik dan drie schermen, een voor elk hoofd.
Na 1 tot 1,5 uur vergaderen is het tijd voor een pauze. Omdat de concentratie dan afneemt, maar ook omdat het ruimte biedt voor informele gesprekken bij de koffie. Belangrijk, want efficiëntie en bondigheid zijn niet zaligmakend. „Als tijdens de vergadering mensen emotioneel worden, kunnen de gemoederen tijdens de pauze bedaren“, geeft Buyens als voorbeeld. Volgens Lehmann leiden juist informele gesprekken tot een onmisbaar gevoel van verbondenheid tussen de collega’s.
Duidelijk doel
Wie 1,5 uur om een tafel heeft gezeten en achteraf merkt dat er niets met de inbreng is gedaan, kan daar gefrustreerd over raken. Soms wil een beleidsmedewerker alleen wat informatie van de aanwezigen, waarna hij of zij een knoop doorhakt. Het uitwisselen van informatie verwarren mensen maar al te makkelijk met deelname aan de besluitvorming, waarschuwt Van Vree. „Als dat doel niet duidelijk is, veronderstellen mensen snel dat ze als groep een beslissing gaan nemen. Vervolgens komen ze erachter dat het doel anders was en voelen ze zich genaaid.“ Kortom, wees helder over het doel.
Ondanks alle inspanningen kan gemopper over de vergaderlast altijd voorkomen. Lehmann raadt aan het daar dan samen over te hebben. Hoe effectief zijn onze vergaderingen? Vergaderen we niet te veel? „Dat kan pijnlijke antwoorden opleveren, maar is wel nuttig.“
Vergaderen over het vergaderen dus, ideaal voor echte kantoortijgers.