1. Gehen Sie nicht davon aus, dass Umsatzsteuern nicht anwendbar sind
Viele Softwarehersteller gehen fälschlicherweise davon aus, dass auf Transaktionen keine Umsatzsteuer anfällt. Die Regeln können erheblich unterschiedlich sein, je nachdem, ob Sie traditionelle Software, SaaS oder ein Hybridprodukt verkaufen, und, was noch wichtiger ist, wie die jeweilige Steuerhoheit Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung definiert.
Dementsprechend ist es am sichersten, davon auszugehen, dass „Uncle Sam“ oder, was wahrscheinlicher ist, seine kleineren Verwandten im Bundesstaat die Transaktion immer besteuern wollen, sofern es keine Ausnahme gibt.
Die meisten Staaten behandeln vorgefertigte („vorgefertigte“ oder „von der Stange“) Software als materielles persönliches Eigentum und unterliegen der geltenden Umsatz- und Nutzungssteuer. Dies gilt im Allgemeinen unabhängig davon, ob (1) die Software über materielle Medien erworben oder heruntergeladen wird oder (2) die Transaktion als Verkauf oder Leasing gekennzeichnet ist.
Im Gegensatz dazu besteuern einige Staaten, zum Beispiel Kalifornien und North Carolina, nur vorab geschriebene Software, die in materieller Form geliefert wird oder in einer materiellen Form heruntergeladen werden kann (Kunden können das Programm beispielsweise auf ihren eigenen Geräten sichern).
Die regelmäßige Überprüfung Ihres Vertrags durch einen Technologie- und Steueranwalt ist wichtig, um die Haftung zu minimieren, die sich aus der Nichteinhaltung der Steuergesetze ergeben könnte.
Die staatliche Steuerpflicht von kundenspezifischer Software hängt im Allgemeinen davon ab, ob der Staat persönliche Dienstleistungen besteuert. Beispielsweise schließen Arizona, Kalifornien und Texas kundenspezifische Software im Allgemeinen von der Steuerbemessungsgrundlage aus, während der District of Columbia, New Mexico und Tennessee kundenspezifische Software besteuern. Diese steuerliche Behandlung gilt im Allgemeinen auch dann, wenn vorgefertigte Software für einen Kunden individuell angepasst wird. Einige Staaten besteuern sogar die gesamte Transaktion und nicht nur den Wert der Anpassungen.
Erschwerend kommt hinzu, dass SaaS oft unterschiedlich steuerlich behandelt wird. Während ein Bundesstaat wie Missouri derzeit sowohl kundenspezifische Software als auch SaaS von der Besteuerung befreit, besteuern andere Bundesstaaten wie Kentucky SaaS, befreien jedoch kundenspezifische Software. Wieder andere Bundesstaaten wie Texas behandeln SaaS als Datenverarbeitungsdienste, für die ein Sondersatz steuerpflichtig ist.
Wie Sie sehen, ist das Verständnis der Besteuerung von Softwareprodukten und SaaS-Diensten unglaublich komplex.
2. Ignorieren Sie keine Standardvertragsbestimmungen und verlassen Sie sich nicht darauf
Allzu oft beschönigen Führungskräfte kommerzielle Vertragsbestimmungen, die sie für Muster- oder anderweitig „Standard“-Bestimmungen halten. In der Realität können diese Bestimmungen sowohl für Softwarehersteller als auch für Kunden weitreichende Folgen haben.